A contabilidade para franquias é um tema que ganha cada vez mais relevância à medida que esse modelo de negócio se consolida no mercado brasileiro.
Se você pensa em adquirir uma franquia ou já atua como franqueado, entender os aspectos contábeis desse tipo de operação é fundamental para garantir a sustentabilidade financeira e a conformidade com as regras definidas pela franqueadora e pelo fisco.
Afinal, uma boa gestão contábil não só reduz custos e evita problemas, como também possibilita que o franqueado dedique mais tempo ao crescimento do negócio.
Neste artigo, vamos explorar em detalhes como funciona a contabilidade para franquias, quais são os aspectos que diferenciam esse modelo de outras empresas e como estruturar uma gestão eficiente dos números.
Também falaremos sobre a importância do contrato de franquia, a relação entre franquias e regimes tributários e quais obrigações acessórias podem recair sobre o franqueado.
Se você busca uma visão clara de como organizar as finanças e assegurar resultados positivos na sua franquia, acompanhe as próximas linhas.
O que é uma franquia e por que a contabilidade para franquias é específica?
Uma franquia é um modelo de negócio no qual o franqueador (detentor de uma marca ou tecnologia) cede o direito de uso de seu know-how, sua marca e seus processos a um franqueado, que paga taxas e royalties para fazer parte daquela rede.
Em troca, o franqueado recebe suporte, treinamentos e materiais para operar um negócio com maior chance de sucesso, pois já vem formatado e testado no mercado.
Esse sistema se tornou popular por combinar a força de uma marca estabelecida com o empreendedorismo de quem deseja abrir seu próprio negócio.
Entretanto, contabilidade para franquias tem peculiaridades que envolvem:
Taxas de franquia: O franqueado paga uma taxa inicial de franquia e, em muitos casos, um royalty periódico ou taxa de publicidade, que precisam ser contabilizados adequadamente.
Padronização de processos: O franqueador geralmente exige padrões de gestão, inclusive contábil, para manter a uniformidade da rede.
Regimes tributários: Dependendo do volume de vendas, tipo de atividade e estrutura definida no contrato, existem regimes fiscais mais ou menos vantajosos.
Obrigações acessórias: Em certos casos, a franqueadora impõe relatórios periódicos de desempenho, e a contabilidade deve estar preparada para fornecer esses dados de forma confiável.
Por que a contabilidade para franquias é tão importante?
A contabilidade para franquias demonstra a sua importância através de diversos aspectos, dentre os quais, podemos destacar:
Controle financeiro adequado: Como qualquer negócio, a franquia depende de controles bem definidos de receitas, despesas, lucros e projeções de caixa.
Além disso, o franqueado ainda tem de lidar com pagamentos de royalties, fundos de propaganda e outras taxas.
Sem um sistema contábil organizado, fica difícil verificar se os valores cobrados são compatíveis com o faturamento, ou mesmo se a franquia está, de fato, gerando margem de lucro satisfatória.
Cumprimento de normas do franqueador: Em muitos contratos de franquia, o franqueador determina que o franqueado siga certos padrões de gestão, que podem incluir periodicidade de relatórios contábeis, análise de rentabilidade e auditorias internas.
A contabilidade para franquias auxilia o empreendedor a cumprir essas exigências e a evitar advertências ou sanções previstas no contrato.
Planejamento tributário e escolha de regime: Saber qual regime tributário encaixa melhor na franquia (Simples Nacional, Lucro Presumido, Lucro Real) é fundamental para reduzir a carga fiscal.
Dependendo do setor (alimentação, serviços, comércio), a empresa pode se beneficiar de alíquotas específicas do Simples ou, em casos de maior faturamento, optar por outro regime.
O contador especializado em franquias auxilia nesse cálculo de modo a otimizar impostos.
Principais diferenças na contabilidade para franquias
Além dos itens acima, existem alguns pontos específicos no funcionamento de uma franquia que podem impactar a contabilidade:
Pagamentos de royalties: Geralmente, o franqueado paga um valor mensal (ou semanal) ao franqueador, calculado como um percentual do faturamento bruto. Esse valor precisa ser registrado como despesa e pode interferir na demonstração de resultados do exercício (DRE).
Fundo de publicidade: Muitas redes de franquias exigem a contribuição a um fundo de propaganda ou marketing, usado para campanhas nacionais ou regionais. A contabilidade deve contabilizar corretamente essa despesa e, em alguns casos, garantir a comprovação de uso do recurso.
Padronização de compras: Frequentemente, o franqueador indica fornecedores homologados para produtos e insumos. A contabilidade deve registrar compras conforme o plano de contas sugerido, mantendo coerência com possíveis relatórios solicitados pela franqueadora.
Exigências de relatório: Algumas franqueadoras pedem relatórios contábeis específicos, com indicadores de performance, margens de lucro por linha de produto, ticket médio e outros KPIs. Esse é um diferencial que uma contabilidade especializada pode ajudar a gerar.
Regimes tributários e a franquia
Uma unidade franqueada pode adotar diferentes tipos de regimes tributários, sendo de grande importância o suporte de uma contabilidade especializada. Conheça as opções disponíveis em regimes de tributação.
Simples Nacional
O Simples Nacional é muito utilizado por franqueados de menor porte, pois unifica tributos como IRPJ, CSLL, PIS, COFINS, ICMS, ISS e CPP em uma única guia (DAS).
A depender do ramo (comércio, serviço, indústria) e do faturamento, as alíquotas podem variar de 4% até mais de 30%.
Para micro e pequenas franquias, o Simples pode simplificar bastante a rotina, mas é essencial checar se o CNAE da franquia não sofre restrições ou se as alíquotas não se tornam elevadas em faixas de faturamento maiores.
Lucro Presumido
Empresas que ultrapassam o limite de R$ 4,8 milhões anual podem ter de migrar para o Lucro Presumido.
Aqui, cada tributo é calculado separadamente (IRPJ e CSLL sobre presunção de lucro, PIS e COFINS cumulativos, ISS/ICMS). Dependendo da margem de lucro do negócio, pode ser vantajoso ou não comparado ao Simples.
Lucro Real
Menos comum para franquias de pequeno e médio porte, o Lucro Real exige contabilidade detalhada de receitas e despesas, com apuração efetiva de IRPJ e CSLL.
Pode ser adequado se a franquia tem custos altos e margem de lucro baixa, mas implica obrigações acessórias mais complexas.
Assim, definir o regime tributário correto é um dos grandes trunfos da contabilidade para franquias, pois um enquadramento incorreto ou a não observância dos limites de faturamento pode gerar multas e recolhimentos retroativos.
Contrato de franquia e obrigações contábeis
O contrato de franquia estabelece as condições de uso de marca, exclusividade territorial, suporte oferecido pelo franqueador, taxa inicial de franquia, royalties e fundo de marketing. Para o contador, é fundamental:
Entender as cláusulas de royalties: Saber como calcular a porcentagem sobre faturamento, como e quando pagá-la, e registrar nos demonstrativos financeiros.
Identificar gastos obrigatórios: Se existem taxas mensais para propaganda, suporte ou treinamento, é preciso considerar nos custos fixos da franquia.
Controlar prazos e penalidades: Se o franqueado atrasa ou deixa de pagar royalties, pode enfrentar juros ou sanções contratuais, algo que deve constar na contabilidade.
Erros comuns na contabilidade para franquias
Misturar finanças pessoais e empresariais: Em qualquer negócio, mas em franquias especialmente, visto que o franqueador pode exigir relatórios de caixa, manter contas separadas é fundamental.
Desprezar a cláusula de royalties: Falhar no cálculo correto desses valores gera desavenças com o franqueador e possíveis multas.
Não observar limites do Simples: Se o faturamento ultrapassar R$ 4,8 milhões/ano e a empresa permanecer indevidamente no regime, haverá risco de recolhimento retroativo e multas.
Ignorar obrigações acessórias: Mesmo no Simples, há declarações como DEFIS, eSocial, além de livros fiscais em alguns estados. O não cumprimento pode gerar autuações.
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