Saber como cancelar nota fiscal eletrônica é fundamental para empresas de todos os portes que emitem documentos fiscais no Brasil.
Erros de preenchimento ou mudanças em pedidos podem acontecer, e a legislação exige que o cancelamento seja feito de forma correta e dentro de prazos específicos para evitar multas e complicações com o Fisco.
Neste guia completo, você vai entender em detalhes quando é possível cancelar uma nota fiscal eletrônica, quais são os procedimentos para cada tipo de documento fiscal e os cuidados para manter a empresa em conformidade com o fisco.
O que é a nota fiscal eletrônica (NFe)
A nota fiscal eletrônica (NFe) é um documento digital que comprova a realização de uma operação de venda de produtos ou prestação de serviços.
Ela é emitida de forma eletrônica e armazenada pela Secretaria da Fazenda (SEFAZ), substituindo as antigas notas em papel e garantindo mais segurança e agilidade na fiscalização.
Existem diferentes tipos de nota fiscal eletrônica:
- NFe (Modelo 55): Usada para operações de circulação de mercadorias, principalmente no comércio e na indústria.
- NFSe (Nota Fiscal de Serviços eletrônica): Destinada a prestadores de serviços.
- NFCe (Nota Fiscal do Consumidor eletrônica): Utilizada no varejo para vendas ao consumidor final.
- CTe (Conhecimento de Transporte eletrônico): Para empresas de transporte de cargas.
Cada tipo tem regras específicas de emissão e cancelamento, mas todos exigem atenção para que a operação fiscal permaneça regular.
Quando é possível cancelar uma nota fiscal eletrônica
O cancelamento da nota fiscal eletrônica só é permitido quando a operação não foi concluída, ou seja, quando não houve a efetiva circulação da mercadoria ou a prestação do serviço.
Por exemplo:
- Erro no preenchimento de dados do cliente.
- Alteração ou desistência do pedido antes da entrega da mercadoria.
- Duplicidade na emissão da nota fiscal.
Se a mercadoria já foi enviada ou o serviço já foi executado, o procedimento correto não é o cancelamento, mas a emissão de nota fiscal de devolução ou nota fiscal de estorno, conforme o caso.
Prazos para cancelamento da NFe
O prazo para cancelar a NFe (Modelo 55) varia conforme a legislação de cada estado, mas em geral é de até 24 horas após a autorização de uso da nota.
Alguns estados já ampliaram esse prazo para até 7 dias corridos, mas é importante verificar a regra específica da SEFAZ local.
Após esse prazo, não é mais possível cancelar a nota fiscal eletrônica de forma simples. Caso o prazo seja perdido, será necessário emitir uma nota de devolução ou de ajuste para regularizar a operação.
Para outros tipos de documentos:
- NFSe: O prazo depende da prefeitura onde a empresa está inscrita, podendo variar de alguns dias a até um mês.
- NFCe: Geralmente o prazo é mais curto, em torno de 30 minutos a 24 horas, conforme o estado.
Consultar a legislação do seu município ou estado é essencial para não perder o prazo legal.
Passo a passo para cancelar uma NFe (Modelo 55)
O processo de cancelamento da NFe é relativamente simples, desde que seja feito dentro do prazo legal:
- Acesse o sistema emissor: Entre no sistema utilizado para emitir a nota fiscal, que pode ser o sistema emissor da própria empresa ou um software de gestão fiscal.
- Localize a nota fiscal a ser cancelada: No painel do sistema, encontre a NFe que precisa ser cancelada. Geralmente é possível buscar pelo número da nota, data de emissão ou CNPJ do cliente.
- Verifique se não houve circulação da mercadoria: Antes de prosseguir, certifique-se de que a mercadoria não foi enviada e que o serviço não foi realizado. O cancelamento só é válido se a operação não tiver ocorrido.
- Solicite o cancelamento no sistema: Clique na opção de “Cancelar NFe” ou similar, informe o motivo do cancelamento de forma clara e objetiva e envie a solicitação para a SEFAZ.
- Aguarde a autorização de cancelamento: A SEFAZ fará a validação das informações e, se estiver tudo correto, emitirá um protocolo de cancelamento.
Esse documento é a comprovação oficial de que a nota fiscal foi cancelada com sucesso e deve ser arquivado junto à documentação contábil da empresa.
Como cancelar NFSe (Nota Fiscal de Serviços eletrônica)
O processo para cancelar a NFSe varia conforme o município, já que cada prefeitura possui seu próprio sistema de emissão e regras de prazo.
Em geral, é necessário:
- Acessar o sistema de emissão da prefeitura.
- Localizar a nota a ser cancelada.
- Solicitar o cancelamento e justificar o motivo.
Em alguns casos, o cancelamento precisa ser analisado e aprovado manualmente pelo órgão municipal, especialmente quando já houve recolhimento de ISS.
Como cancelar NFCe (Nota Fiscal do Consumidor eletrônica)
Para cancelar uma NFCe, usada no varejo, o procedimento também deve ser feito no sistema emissor. O prazo é curto e varia entre 30 minutos e 24 horas, dependendo da SEFAZ de cada estado.
O passo a passo é semelhante ao da NFe: localizar a nota, solicitar o cancelamento e guardar o protocolo de confirmação.
Como proceder se o prazo de cancelamento já tiver expirado
Se o prazo para cancelamento já passou ou se a mercadoria já foi entregue, não é possível cancelar a nota fiscal de forma convencional. Nesses casos, a regularização deve ser feita por meio de:
- Nota fiscal de devolução, quando o cliente devolve a mercadoria.
- Nota fiscal de ajuste ou estorno, quando é necessário corrigir valores ou informações.
Esses documentos devem ser emitidos com o acompanhamento de um contador para garantir que a operação fique regular perante o Fisco.
Conclusão
Saber como cancelar nota fiscal eletrônica é fundamental para manter a empresa em conformidade com a legislação e evitar problemas com o Fisco.
O cancelamento é permitido apenas quando a operação não foi concluída, devendo ser realizado dentro dos prazos estabelecidos pela SEFAZ ou prefeitura, dependendo do tipo de nota fiscal.
Com o apoio de um contador especializado, a empresa garante que todo o processo de cancelamento ou emissão de notas de devolução seja feito corretamente, evitando multas, autuações e retrabalho.
Para saber mais e obter orientação especializada, conte com a Pavon Contabilidade, clique no botão do WhatsApp e entre em contato conosco!
PRESSIONE AQUI AGORA MESMO E FALE JÁ CONOSCO PARA MAIS INFORMAÇÕES!
