A nota fiscal de serviços é um dos principais documentos utilizados por profissionais e empresas que prestam serviços no Brasil.
Sua emissão é fundamental para garantir a regularidade fiscal, comprovar rendimentos e evitar problemas com a Receita Federal e as prefeituras.
Mas afinal, como emitir uma nota fiscal de serviços? Quais são os tipos de nota, os requisitos para emissão e os cuidados que você precisa ter?
Neste guia completo preparado pela equipe da Pavon Contabilidade, você vai entender tudo o que precisa saber para emitir sua nota corretamente e manter a conformidade com as obrigações fiscais. 👇
O que é uma nota fiscal de serviços?
A nota fiscal de serviços (NFS-e) é um documento eletrônico utilizado para registrar a prestação de serviços por profissionais autônomos, microempreendedores, empresas e escritórios de prestação de serviços em geral.
Ela serve como:
- Comprovante da transação entre prestador e cliente;
- Base para o recolhimento de tributos, como o ISS (Imposto Sobre Serviços);
- Documento para declaração de impostos, tanto para o prestador quanto para o tomador do serviço.
A NFS-e é regulamentada pela legislação municipal, ou seja, cada cidade tem seu próprio sistema de emissão e regras específicas.
Quem precisa emitir nota fiscal de serviços?
A emissão da nota fiscal de serviços é obrigatória para:
- Empresas optantes pelo Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real;
- Profissionais autônomos registrados como Pessoa Jurídica (PJ);
- Profissionais liberais (advogados, médicos, contadores, etc.) com CNPJ ativo;
- Microempreendedores Individuais (MEI), quando prestam serviços para outras empresas (obrigatório) ou órgãos públicos.
❌ Pessoas físicas que trabalham de forma informal não são obrigadas a emitir nota, mas devem apresentar recibo simples ou utilizar o sistema Receita Saúde, quando aplicável (no caso de profissionais da saúde, por exemplo).
Onde emitir a nota fiscal de serviços?
Como a nota fiscal de serviços é regulamentada pelos municípios, o local de emissão é o sistema da prefeitura da cidade onde está registrada a empresa ou profissional.
Para isso, existem três possibilidades principais:
- Portal da Prefeitura Municipal – Algumas prefeituras possuem sistemas próprios;
- Sistema de NFS-e Nacional (Nota Fiscal de Serviços Eletrônica) – Unifica a emissão em várias cidades;
- Software de gestão ou ERP integrado à prefeitura – Solução ideal para empresas com alto volume de notas.
📌 Para saber qual sistema usar, entre no site da prefeitura da sua cidade e procure por “Nota Fiscal Eletrônica de Serviços”.
O que é necessário para emitir nota fiscal de serviços?
Antes de emitir sua primeira nota fiscal de serviços, é importante verificar se você cumpre os requisitos básicos. Veja a seguir:
1. Ter um CNPJ ativo
É necessário possuir uma empresa formalizada com CNPJ válido, seja como:
- MEI (Microempreendedor Individual);
- SLU (Sociedade Limitada Unipessoal);
- LTDA (Sociedade Empresária);
- Outros formatos permitidos.
2. Estar com o alvará e inscrição municipal em dia
A prefeitura exige o cadastro do prestador de serviços por meio da Inscrição Municipal, além do Alvará de Funcionamento.
3. Ter o certificado digital A1 ou A3 (em alguns municípios)
Em muitos sistemas, é necessário ter um certificado digital para garantir a segurança e validade jurídica da nota.
4. Ter acesso ao sistema da prefeitura
Você precisa estar habilitado no portal da NFS-e da prefeitura para começar a emitir as notas.
Como emitir uma nota fiscal de serviços: passo a passo
Abaixo, você confere o passo a passo para emissão de uma nota fiscal de serviços na maioria dos sistemas municipais:
Passo 1 – Acesse o sistema da prefeitura
Acesse o portal da prefeitura ou o sistema nacional de NFS-e e entre com seu login e senha. Em alguns casos, será necessário utilizar um certificado digital para autenticação.
Passo 2 – Clique em “Emitir Nota Fiscal”
No painel principal, selecione a opção para emitir nova nota fiscal de serviços.
Passo 3 – Preencha os dados do tomador (cliente)
Inclua os dados do cliente (tomador do serviço), como:
- Nome ou razão social;
- CPF ou CNPJ;
- Endereço completo;
- E-mail (opcional, mas recomendável para envio da nota).
Passo 4 – Informe os dados do serviço prestado
Aqui você deve descrever:
- O tipo de serviço prestado;
- O código de serviço conforme a lista da prefeitura;
- O valor total cobrado pelo serviço;
- A alíquota de ISS correspondente (pode variar de 2% a 5%).
📌 Algumas prefeituras exigem que o serviço seja descrito com detalhes, enquanto outras aceitam descrições genéricas.
Passo 5 – Revise e emita a nota
Verifique se todas as informações estão corretas. Depois, clique em “Emitir” ou “Finalizar”.
A nota será gerada em formato PDF ou XML, com número de série e validade jurídica. Você poderá enviar a nota diretamente ao cliente por e-mail ou realizar o download.
Quais impostos são recolhidos na nota fiscal de serviços?
O principal tributo relacionado à NFS-e é o ISS – Imposto Sobre Serviços, que é municipal. A alíquota varia conforme a cidade e o tipo de serviço, ficando entre 2% e 5%.
Dependendo do regime tributário da empresa, outros tributos podem estar embutidos no cálculo da DAS (no Simples Nacional) ou declarados separadamente:
Posso emitir nota fiscal sendo MEI?
Sim, desde que o MEI esteja prestando serviço para empresas ou órgãos públicos.
Quando o cliente for pessoa física, a emissão da nota é opcional, mas recomendada, pois contribui para manter a regularidade fiscal e comprovar rendimentos.
⚠️ Atenção: o MEI só pode emitir notas para atividades permitidas no seu CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas). Se emitir nota para serviço não autorizado, pode ser desenquadrado do MEI.
O que acontece se não emitir nota fiscal?
A não emissão de nota fiscal de serviços pode gerar sérias consequências, como:
- Multas fiscais e autuações pela prefeitura;
- Perda de credibilidade com clientes;
- Dificuldade para comprovar renda ou conseguir crédito;
- Problemas com o Fisco em caso de fiscalização.
Por isso, mesmo que sua empresa esteja no Simples ou seja MEI, é fundamental emitir as notas corretamente.
Quais as vantagens de emitir nota fiscal?
Emitir nota fiscal traz uma série de vantagens para o prestador de serviços:
- Comprovação de rendimentos para financiamento ou declaração do IR;
- Segurança jurídica nas relações comerciais;
- Possibilidade de participar de licitações e contratos com grandes empresas;
- Facilidade na organização contábil e fiscal;
- Crescimento estruturado do negócio.
Conclusão: conte com a Pavon Contabilidade para emitir suas notas com segurança
A emissão de nota fiscal de serviços é mais do que uma obrigação: é um passo essencial para profissionalizar sua atuação no mercado, evitar problemas com o Fisco e garantir segurança nas suas transações.
Se você ainda tem dúvidas sobre como emitir nota fiscal, como regularizar sua situação ou deseja abrir um CNPJ, fale com a equipe da Pavon Contabilidade.
Atuamos com empresas do Simples Nacional, profissionais da saúde, prestadores de serviços e autônomos que desejam crescer com segurança, economia e total conformidade legal.
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