Ao longo do tempo, toda empresa está sujeita a mudanças: novos sócios podem entrar, o endereço pode mudar, o nome fantasia pode ser atualizado, ou até o ramo de atividade pode ser ampliado.
Para que essas mudanças tenham validade legal e não causem problemas com o Fisco, é fundamental realizar a alteração cadastral do CNPJ da empresa.
Neste artigo, a Pavon Contabilidade explica em detalhes como fazer uma alteração no CNPJ, quais dados podem ser modificados, quais documentos são exigidos, qual é o passo a passo do processo e por que contar com o apoio de um contador faz toda a diferença nesse momento.
O que é o CNPJ?
O Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ) é o número de identificação de uma empresa perante a Receita Federal. É com ele que o governo controla as atividades tributárias e legais dos negócios brasileiros.
Mas, além do número de inscrição, o CNPJ também reúne uma série de informações cadastrais da empresa, como:
- Razão social;
- Nome fantasia;
- Endereço da sede;
- CNAEs (atividades econômicas);
- Data de abertura;
- Nome dos sócios;
- Capital social;
- Enquadramento tributário.
Sempre que qualquer uma dessas informações for alterada, é necessário atualizar o CNPJ junto à Receita Federal, para que a empresa continue operando dentro da legalidade.
Quais dados podem ser alterados no CNPJ?
O CNPJ permite alterações em praticamente todos os dados cadastrais da empresa. Veja os principais exemplos de alterações mais comuns:
- Mudança de endereço da sede (inclusive entre municípios ou estados);
- Troca do nome fantasia ou razão social;
- Alteração do quadro societário (entrada ou saída de sócios);
- Aumento ou redução de capital social;
- Alteração da atividade principal ou inclusão de atividades secundárias (CNAE);
- Mudança no tipo jurídico da empresa (ex: de EI para SLU);
- Alteração de regime tributário (ex: opção ou exclusão do Simples Nacional);
- Alteração de nome civil de sócio (ex: por casamento);
- Mudança do endereço do estabelecimento filial.
Cada uma dessas alterações exige um procedimento específico, e muitas vezes também precisa ser informada à Junta Comercial e à Prefeitura, além da Receita Federal.
Por que é importante manter o CNPJ atualizado?
Manter os dados da empresa atualizados na Receita Federal e demais órgãos é uma obrigação legal e fundamental para evitar diversos problemas, como:
- Multas e penalidades fiscais;
- Impedimento para emitir notas fiscais;
- Problemas em contratos com bancos, fornecedores e clientes;
- Inconsistência em processos de licitação ou crédito empresarial;
- Complicações no encerramento da empresa futuramente.
Além disso, dados desatualizados podem levar à suspensão ou inaptidão do CNPJ, impedindo a operação da empresa até a regularização da situação.
Quem pode solicitar a alteração no CNPJ?
A alteração cadastral do CNPJ deve ser solicitada pelo responsável legal pela empresa, ou seja, a pessoa que consta como representante no cadastro da Receita Federal.
A solicitação deve ser feita por meio da atualização do contrato social e dos dados na Junta Comercial do estado.
Em todos os casos, é altamente recomendável contar com o suporte de um contador, que fará a análise da documentação, preencherá os sistemas corretamente e evitará erros que possam atrasar ou inviabilizar o processo.
Como fazer alterações no CNPJ da empresa
Confira no passo a passo abaixo, todas as orientações necessárias para realizar uma alteração no CNPJ da empresa:
1. Alteração contratual na Junta Comercial
Antes de alterar os dados na Receita Federal, é necessário registrar as alterações no contrato social da empresa junto à Junta Comercial do estado.
Por exemplo, se a empresa mudou de endereço, admitiu um novo sócio ou alterou seu CNAE, essas informações devem ser formalizadas por meio de uma alteração contratual, assinada por todos os sócios e protocolada na Junta.
Após o registro, será emitido um novo número de protocolo ou arquivamento, que servirá como base para a atualização na Receita Federal.
2. Atualização do CNPJ na Receita Federal
Com a alteração devidamente registrada na Junta Comercial, os dados da empresa serão automaticamente atualizados na Receita Federal do Brasil (RFB).
Essa alteração acontece de forma automática, pois atualmente as juntas comerciais estão digitalmente integradas com a Receita Federal.
3. Comunicação à Prefeitura e outros órgãos
Além da Receita Federal, outras instituições precisam ser informadas sobre a alteração, como:
- Prefeitura municipal (para atualização do alvará de funcionamento);
- Secretaria da Fazenda Estadual (para empresas com inscrição estadual);
- Órgãos de classe (CRM, OAB, CRC, CRECI, etc.);
- Instituições bancárias (para atualizar conta PJ);
Documentos necessários para alteração no CNPJ
Os documentos necessários para solicitar uma alteração no CNPJ e protocolar o pedido na Junta Comercial, via de regra são os seguintes:
- Contrato social atualizado (ou estatuto social, no caso de S/A);
- Documento de identidade e CPF dos sócios;
- Comprovante de endereço;
- NIRE atualizado (número da Junta Comercial);
- Documento Básico de Entrada (DBE);
- Procuração, se aplicável.
Em caso de alteração de atividade, pode ser necessário apresentar uma nova Consulta de Viabilidade e Alvará na prefeitura.
Quanto custa fazer uma alteração no CNPJ?
Os custos podem variar bastante dependendo do tipo de alteração e da unidade da federação. Os principais valores envolvidos incluem:
- Taxa da Junta Comercial: Entre R$ 200,00 a R$ 800,00 dependendo do estado;
- Honorários contábeis: Variável de acordo com a complexidade da alteração e o escritório de contabilidade contratado;
- Custos com taxas municipais: Em muitos casos, as prefeituras cobram taxas, para emissão de um novo alvará.
Dicas importantes para evitar problemas
Confira algumas dicas importantes, para evitar problemas ao realizar alterações no CNPJ da sua empresa:
- Sempre comunique as alterações o quanto antes — atrasos podem gerar multas;
- Mantenha todos os documentos arquivados, inclusive comprovantes de protocolos;
- Consulte previamente se a alteração pode impactar o regime tributário da empresa;
- Em caso de mudança de CNAE, verifique se há exigência de licenças específicas;
- Conte com um contador de confiança, como a Pavon Contabilidade, para guiar o processo.
Conclusão
Realizar uma alteração no CNPJ da empresa é uma tarefa que exige atenção, organização e conhecimento das exigências legais.
Desde uma simples mudança de endereço até alterações mais complexas, como a entrada de sócios ou mudança de natureza jurídica, tudo precisa ser formalizado corretamente para garantir a regularidade do negócio.
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