Ao investir em uma franquia, o empreendedor se torna franqueado de uma marca já consolidada no mercado. Em troca do direito de uso da marca e do modelo de negócios, assume também uma série de responsabilidades.
Além de cumprir padrões operacionais, metas e exigências contratuais, o franqueado deve manter a transparência contábil e financeira com a franqueadora.
É justamente aí que muitos empresários se perguntam: quais documentos contábeis a franqueadora pode exigir da minha unidade?
Essa é uma dúvida comum e extremamente relevante, pois envolve obrigações previstas em contrato e a necessidade de manter a saúde financeira do negócio sob controle.
Neste artigo, a Pavon Contabilidade explica quais documentos contábeis podem ser exigidos da unidade franqueada, com que frequência devem ser apresentados, qual a finalidade desses relatórios e como manter tudo em conformidade com o contrato e com o Fisco.
Por que a franqueadora exige documentos contábeis?
Antes de entender os documentos propriamente ditos, é importante compreender o motivo da exigência.
Quando o franqueado assina o contrato com a franqueadora, ele se compromete a seguir regras padronizadas e prestar contas sobre o desempenho da unidade.
As franqueadoras costumam exigir documentos contábeis por diversos motivos:
- Apuração de royalties e taxas de marketing (cobradas com base no faturamento);
- Monitoramento da saúde financeira da rede;
- Avaliação de performance e comparação entre unidades;
- Controle de indicadores operacionais e financeiros;
- Cumprimento de obrigações previstas em contrato;
- Prevenção de inadimplência e problemas fiscais.
Sendo assim, não se trata apenas de fiscalização, mas sim de garantir a padronização e o bom desempenho da rede como um todo. A entrega dos documentos contábeis permite à franqueadora identificar fragilidades, sugerir melhorias e oferecer suporte mais eficiente às unidades.
O que diz o contrato de franquia?
A exigência de documentos contábeis geralmente está prevista em cláusula contratual específica. Cabe ao franqueado ler com atenção o contrato e o circular de oferta de franquia (COF), para entender:
- Quais documentos devem ser enviados;
- Com que frequência devem ser apresentados;
- De que forma devem ser enviados (sistema próprio, e-mail, planilhas etc.);
- Quais são as penalidades em caso de não entrega.
Não cumprir essa exigência pode configurar descumprimento contratual, podendo resultar em advertência, cobrança de multas ou até na rescisão do contrato de franquia.
Documentos contábeis mais exigidos pelas franqueadoras
A seguir, listamos os principais documentos que a franqueadora pode exigir da unidade franqueada, com explicação sobre a função de cada um.
1. Balancete contábil mensal
O balancete é um resumo das contas da empresa, indicando saldos de ativos, passivos, receitas e despesas. Ele permite analisar:
- Faturamento e custos operacionais;
- Rentabilidade da unidade;
- Situação de caixa;
- Despesas administrativas.
A franqueadora pode utilizar esse documento para acompanhar a saúde financeira da franquia e identificar situações de risco, como queda de vendas, aumento de despesas ou endividamento.
2. DRE – Demonstração do Resultado do Exercício
A DRE apresenta o desempenho financeiro da unidade em um determinado período, geralmente mensal ou trimestral. Nela constam:
- Receita bruta e líquida;
- Custos dos produtos/serviços;
- Despesas operacionais;
- Lucro ou prejuízo do período.
A DRE é fundamental para a franqueadora analisar a rentabilidade da unidade e identificar pontos de atenção que impactam no desempenho da rede.
3. Livro Caixa ou fluxo de caixa
Algumas franqueadoras exigem a apresentação do fluxo de caixa, documento que mostra todas as entradas e saídas financeiras da unidade, por data.
Esse documento ajuda a:
- Verificar a liquidez do negócio;
- Analisar a capacidade de pagamento;
- Planejar investimentos e reposição de estoque.
Em muitos casos, a franqueadora solicita o envio do fluxo de caixa com categorias padronizadas, para manter a uniformidade da análise entre as unidades.
4. Notas fiscais emitidas (XML ou relatórios)
As franqueadoras costumam cobrar o envio dos arquivos XML das notas fiscais ou relatórios extraídos do sistema emissor, como forma de:
- Auditar o faturamento declarado (base de cálculo de royalties);
- Evitar omissão de receitas;
- Controlar a aderência ao modelo de negócio (mix de produtos/serviços).
A ausência de emissão correta de notas fiscais pode gerar conflitos contratuais, além de comprometer a regularidade fiscal da franquia.
5. Declaração de faturamento mensal
Mesmo sem exigir documentos técnicos contábeis, algumas franqueadoras solicitam ao franqueado que envie, mensalmente, uma declaração de faturamento bruto, geralmente para:
- Cálculo dos royalties e taxas mensais;
- Atualização de indicadores internos da rede;
- Verificação de metas comerciais.
É comum que essa declaração seja preenchida em sistemas próprios da franquia ou em planilhas enviadas periodicamente.
6. Folha de pagamento e encargos sociais
Franqueadoras que prezam pelo cumprimento da legislação trabalhista costumam exigir:
- Folha de pagamento dos colaboradores;
- Comprovantes de recolhimento de INSS e FGTS;
- Guias do eSocial.
Essa prática visa garantir que o franqueado esteja operando de forma legal e não coloque a marca em risco por irregularidades com os funcionários.
Frequência de entrega dos documentos
A frequência pode variar conforme a franqueadora, mas em geral:
- Faturamento e notas fiscais: mensal;
- Balancete e DRE: mensal ou trimestral;
- Folha de pagamento: mensal;
- Declarações fiscais: trimestral ou anual.
É importante ter atenção aos prazos estipulados no contrato e manter um calendário de obrigações contábeis, para evitar atrasos e penalidades.
O que acontece se o franqueado não entregar os documentos?
O não envio dos documentos exigidos pode trazer uma série de consequências:
- Advertência formal da franqueadora;
- Multas contratuais;
- Aproximação indesejada da auditoria interna;
- Suspensão de suporte da franqueadora;
- Impedimento de participar de campanhas, promoções ou bônus;
- Em casos extremos, pode haver rescisão unilateral do contrato de franquia, com base em descumprimento contratual.
Por isso, é fundamental que o franqueado tenha organização contábil desde o início da operação.
Como a contabilidade pode ajudar o franqueado?
Manter a contabilidade em dia é fundamental para cumprir as exigências da franqueadora, mas também para garantir a segurança jurídica, tributária e financeira do próprio negócio.
Um contador especializado pode ajudar o franqueado a:
- Elaborar os documentos contábeis de forma correta e dentro do prazo;
- Fazer o envio das informações com a padronização exigida;
- Controlar o cumprimento de todas as obrigações fiscais;
- Acompanhar indicadores de rentabilidade e fluxo de caixa;
- Escolher o regime tributário mais vantajoso;
- Evitar problemas com o Fisco e com a franqueadora.
Na Pavon Contabilidade, oferecemos suporte completo para unidades franqueadas de todos os segmentos.
Com experiência na contabilidade para franquias, ajudamos nossos clientes a manterem seus documentos em dia, reduzirem riscos e manterem uma boa relação com a rede franqueadora.
Conclusão
Entregar os documentos contábeis exigidos pela franqueadora não é apenas uma formalidade: é um compromisso com a transparência, a regularidade e o sucesso da rede.
Cada documento solicitado tem uma razão prática e estratégica, que ajuda tanto o franqueado quanto a franqueadora a tomarem decisões mais acertadas.
Se você é franqueado ou está prestes a abrir sua unidade, conte com a Pavon Contabilidade para garantir que tudo esteja organizado, dentro do prazo e em conformidade com o contrato.
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