Na hora de contratar um funcionário, além de encontrar o profissional ideal, é fundamental cumprir corretamente as exigências legais para evitar problemas trabalhistas e fiscais.
Por sua vez, um dos pontos mais importantes desse processo é saber quais documentos são necessários para contratar um funcionário.
Neste guia completo, a Pavon Contabilidade explica, em detalhes, quais são os principais documentos exigidos na admissão de empregados, o papel de cada um e dicas para que sua empresa esteja em conformidade com a legislação trabalhista brasileira.
A importância de uma admissão bem estruturada
A contratação de um funcionário não é apenas uma formalidade: ela garante os direitos do trabalhador e protege a empresa de passivos trabalhistas.
Reunir toda a documentação exigida é uma forma de:
- Comprovar o vínculo empregatício;
- Garantir que o colaborador terá acesso a benefícios como FGTS, INSS, férias e 13º salário;
- Atender às obrigações previstas na CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) e em órgãos como o eSocial.
Além disso, uma admissão organizada demonstra de certa forma, maior profissionalismo e seriedade, fortalecendo a imagem da empresa diante dos colaboradores.
Documentos básicos do trabalhador
Ao contratar um funcionário com carteira assinada, a empresa deve solicitar os seguintes documentos:
- Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS)
A Carteira de Trabalho é o documento essencial para registrar o vínculo empregatício.
Atualmente, a CTPS é digital, mas o trabalhador deve informar o número do CPF, que serve como chave de identificação no sistema.
O registro deve ser feito no eSocial, garantindo que todos os direitos trabalhistas, como FGTS e INSS, sejam contabilizados.
- Documento de Identidade (RG)
O RG é necessário para comprovar a identidade do trabalhador. Também pode ser aceito CNH (Carteira Nacional de Habilitação) ou outros documentos oficiais com foto.
- Cadastro de Pessoa Física (CPF)
O CPF é indispensável para o registro no eSocial e para a inclusão do funcionário em sistemas bancários, previdenciários e fiscais.
- Título de Eleitor
O Título de Eleitor comprova a regularidade do trabalhador junto à Justiça Eleitoral. A empresa deve solicitar a apresentação para garantir que não haja pendências.
- Certificado de Reservista (para homens)
Para homens maiores de 18 anos, é necessário apresentar o Certificado de Reservista ou comprovante de quitação com o Serviço Militar, conforme previsto em lei.
- Comprovante de Endereço
O comprovante de residência atualizado, em nome do funcionário ou de um parente próximo, é importante para registro e comunicação oficial.
- Foto 3×4 (quando solicitado)
Algumas empresas ainda pedem foto 3×4 para fins de crachá, ficha de registro ou identificação interna.
Documentos para fins trabalhistas e previdenciários
Além dos documentos básicos de identificação, é preciso apresentar aqueles relacionados às obrigações previdenciárias e de saúde:
- Atestado de Saúde Ocupacional (ASO)
O exame admissional é obrigatório e deve ser realizado antes do início das atividades. O resultado é registrado no Atestado de Saúde Ocupacional (ASO), que comprova a aptidão do trabalhador para a função.
- PIS/PASEP
Se o funcionário já trabalhou em outra empresa, ele deve informar o número de inscrição no PIS/PASEP, pois o cadastro é único. Caso seja o primeiro emprego, a empresa deverá providenciar a inscrição.
- Certidão de Nascimento ou Casamento
A certidão de nascimento (para solteiros) ou de casamento (para casados) é necessária para o registro do estado civil, importante para benefícios como pensão e dependentes em planos de saúde.
- Certidão de Nascimento dos Filhos e Carteira de Vacinação
Quando o funcionário tem filhos, deve apresentar a certidão de nascimento das crianças e a carteira de vacinação, especialmente para solicitar benefícios como o salário-família.
- CPF dos dependentes
Para o cadastro de dependentes no Imposto de Renda ou para fins de salário-família, é necessário apresentar o CPF dos filhos ou dependentes.
Documentos complementares (dependendo da função)
Algumas funções exigem documentos específicos, de acordo com a natureza da atividade:
- CNH (Carteira Nacional de Habilitação) para motoristas;
- Certificados ou diplomas para cargos que exigem formação específica;
- Registros em conselhos de classe, como CRM, CREA, OAB ou CRO, para profissionais de áreas regulamentadas.
Registro no eSocial
Com toda a documentação em mãos, a empresa deve realizar o registro do trabalhador no eSocial, sistema do governo que unifica as informações trabalhistas, previdenciárias e fiscais.
Esse registro deve ser feito antes do início das atividades e inclui:
- Dados pessoais do trabalhador;
- Data de admissão;
- Salário e cargo;
- Jornada de trabalho;
- Informações sobre dependentes e benefícios.
O eSocial garante que todas as informações sejam transmitidas à Receita Federal, ao INSS e ao Ministério do Trabalho de forma integrada.
Cuidados na coleta e guarda de documentos
A empresa deve ter cuidado com a proteção de dados pessoais dos colaboradores, seguindo as normas da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Algumas boas práticas incluem:
- Guardar os documentos em ambiente seguro, físico ou digital;
- Limitar o acesso apenas a profissionais autorizados;
- Utilizar sistemas de gestão que garantam a confidencialidade das informações.
O papel da contabilidade no processo de admissão
Uma contabilidade especializada, como a Pavon Contabilidade, auxilia em todas as etapas do processo de admissão, garantindo que a empresa cumpra a legislação e evite problemas futuros.
Entre os serviços oferecidos estão:
- Checklist de documentos para contratação;
- Registro do funcionário no eSocial;
- Orientação sobre obrigações trabalhistas e previdenciárias;
- Suporte para cálculo de encargos e benefícios.
Contar com um escritório de contabilidade reduz riscos de multas e passivos trabalhistas, além de garantir que todos os direitos do trabalhador sejam respeitados.
Consequências de não registrar corretamente um funcionário
Deixar de solicitar os documentos corretos ou de registrar o funcionário no eSocial pode gerar:
- Multas trabalhistas, aplicadas pelo Ministério do Trabalho;
- Processos judiciais, caso os direitos do trabalhador sejam prejudicados;
- Problemas previdenciários, que impactam benefícios como aposentadoria e auxílio-doença.
Manter um processo de admissão bem estruturado é a melhor forma de proteger a empresa e o colaborador.
Conclusão
Saber quais documentos são necessários para contratar um funcionário é fundamental para garantir uma admissão regular, segura e em conformidade com a legislação trabalhista brasileira.
👉 A Pavon Contabilidade é a parceira ideal para auxiliar sua empresa na contratação de colaboradores, oferecendo suporte completo para o cumprimento de todas as obrigações legais.
PRESSIONE AQUI AGORA MESMO E FALE JÁ CONOSCO PARA MAIS INFORMAÇÕES!
