Essa prática, infelizmente, ainda é recorrente em muitos negócios, seja por conveniência ou falta de organização financeira do empreendedor. Contudo, misturar gastos particulares com contas corporativas não só dificulta a compreensão real da saúde financeira do negócio, mas também pode ocasionar sérios problemas legais e tributários.
Para aqueles que desejam manter uma gestão organizada e evitar penalidades, é essencial entender por que não se deve utilizar o dinheiro da empresa para pagar despesas pessoais.
Neste artigo, veremos em detalhes os riscos de pagar despesas pessoais na conta da empresa, as consequências dessa atitude e as melhores práticas para se prevenir de tais complicações.
Entenda a separação entre pessoa física e pessoa jurídica
Quando se abre uma empresa, cria-se uma pessoa jurídica distinta, com seu próprio CNPJ, obrigações e patrimônio.
Na prática, isso significa que a empresa é, aos olhos da lei, uma entidade autônoma em relação aos seus sócios ou acionistas.
A conta bancária, os ativos e as dívidas pertencem à pessoa jurídica, não ao empresário individualmente. Daí a importância de respeitar os limites entre o dinheiro do negócio e o dinheiro pessoal, garantindo transparência e conformidade com a legislação.
Redução de riscos e confusões contábeis
Pagar despesas particulares diretamente no caixa do empreendimento é um erro que gera diversas distorções.
O gestor perde de vista a rentabilidade real do negócio, o balanço contábil fica poluído com lançamentos de gastos que não têm relação com a atividade-fim e as análises financeiras tornam-se imprecisas.
No fim, esse hábito também dificulta o acesso a crédito e investimentos, pois os relatórios de performance deixam de refletir a verdadeira situação da empresa.
Quais os riscos de pagar despesas pessoais na conta da empresa?
Um dos riscos de pagar despesas pessoais na conta da empresa é a possibilidade de o Fisco interpretar esses gastos como distribuição de lucros não declarada ou até sonegação de imposto de renda.
Na prática, isso acontece porque, na prática, você está retirando valores para uso pessoal sem a devida contabilização de pró-labore ou dividendos, burlando assim a forma correta de remunerar sócios.
Em eventuais fiscalizações, a Receita Federal pode autuar a empresa e os seus sócios, cobrando imposto de renda e multas que podem chegar a 150% do valor devido em casos de fraude.
Descaracterização da personalidade jurídica
Quando há uma mistura constante e deliberada das contas pessoal e empresarial, os sócios correm o risco de ter a personalidade jurídica desconsiderada em litígios judiciais.
Nesse cenário, se a empresa contrair dívidas e não puder pagá-las, o juiz pode entender que não existe separação efetiva entre o patrimônio pessoal e o empresarial. Isso permite “furar o véu societário” e acessar os bens pessoais dos sócios para quitar dívidas.
Dessa forma, “esconder-se” atrás da pessoa jurídica deixa de funcionar, pois a conduta de confundir finanças escancara a inobservância dos princípios básicos de gestão.
Problemas trabalhistas e com sócios
Se há outros sócios ou colaboradores que participam das decisões, as frequentes retiradas sem justificativa podem gerar discórdias internas.
A desconfiança se instala, pois, a falta de clareza quanto à destinação do dinheiro prejudica a harmonia e, no caso de uma eventual dissolução, as disputas sobre o que é efetivamente de cada um se agravam.
Também as obrigações trabalhistas ficam sob risco, pois, ao priorizar despesas pessoais, o empreendedor pode atrasar folha de pagamento ou encargos, acarretando conflitos e possíveis ações trabalhistas.
Impactos na saúde financeira e contabilidade
Se as despesas do empreendedor se misturam às do negócio, não dá para saber se a empresa está tendo lucro ou prejuízo.
Além disso, o fluxo de caixa diário se torna imprevisível, pois toda hora pode haver um pagamento pessoal inesperado.
As projeções de receitas e despesas ficam prejudicadas e a margem de erro em decisões de investimento aumenta. Muitos gestores acabam se iludindo achando que a empresa vai bem, quando, na verdade, está arcando com gastos que não lhe pertencem.
Erros na apuração de impostos e no fechamento contábil
A contabilidade se baseia em informações de entradas e saídas referentes às operações do negócio. Sendo assim, ao inserir gastos particulares, as contas do livro caixa, do balanço e das declarações tributárias ficam confusas, corroendo a confiabilidade dos relatórios.
Assim, calcular impostos sobre o faturamento ou lucro real se torna inviável de modo correto. Em casos de regimes como o Simples Nacional, mesmo que simplificado, se a empresa não consegue distinguir despesas corporativas das privadas, surgem falhas na base de cálculo do DAS.
Como evitar os riscos de pagar despesas pessoais na conta da empresa
Um dos caminhos para garantir a separação é fixar um valor de pró-labore mensal ao sócio administrador, devidamente registrado em folha, recolhendo INSS e pagando IR, se aplicável.
Além disso, quando há lucro efetivo, distribuir dividendos de forma oficial e documentada. Dessa maneira, se o sócio precisar de dinheiro para fins pessoais, ele retira via distribuição de lucros ou pró-labore, sem impactar diretamente as contas do negócio, mantendo as finanças organizadas.
Criar contas bancárias distintas
Abrir e usar apenas uma conta bancária para o CNPJ é fundamental, formalize sua conta PJ e não pague despesas pessoais na conta da empresa.
Evite cruzar valores entre elas, salvo para transferir a remuneração combinada como sócio. Esse é um passo simples, porém essencial, para acabar com o costume de pagar despesas pessoais na conta da empresa.
Rotinas de controle interno e supervisão contábil
Adote um sistema de gestão ou planilhas que registrem todas as receitas e despesas. Periodicamente, faça conciliação bancária e cheque se cada gasto possui nota fiscal ou justificativa de utilidade para o negócio.
Se surgir algum item indevido, corrija imediatamente. Ter a supervisão de um contador ajuda a identificar rapidamente lançamentos estranhos e reorientar a prática conforme a legislação.
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